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建立名人档案工作初探
    

建立名人档案工作初探

                        张彦茹   

 

名人档案是著名人物在其一生主要工作和社会活动中直接形成的,能够全面反映其真实面貌,对国家、社会和本人具有保存价值的各种载体形态的原始记录。所谓著名人物,指在一定范围内知名的,在某一学科、领域和行业作出过重大贡献、颇具影响的,并得到社会和历史承认的人物。包括:党政领导人、专家学者、艺术大师、技艺工匠、英雄模范等。根据《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》我们通过几年的探索,已建立名人档案全宗28个,收集名人档案文字材料924卷(件);证件424件;照片1259张;图片13张;书籍刊物46册,实物2件,光碟、磁带6张(盘)。这些档案已为促进洋县经济发展和社会进步发挥了积极的作用。

一、建立名人档案的重要意义

名人档案是国家档案体系中非常重要的组成部分,它从不同侧面反映了该地区的政治、经济、文化、社会等方面的历史和成就,是宝贵的第一手资料。随着档案事业的发展,将名人档案收集齐全,集中保存在档案部门,不仅可以保证其完整与安全,满足社会各方面的需求,充分发挥其社会效益,而且便于广泛、系统地积累史料,丰富馆藏,为编写史志、开展爱国主义教育、促进经济社会发展、构建和谐社会提供翔实、丰富的内容。

二、名人的范围及其档案内容

建立名人档案,首先应当确定一定区域的名人范围。确定名人一般有三种方法:一是由档案部门来确定;二是由档案部门与上级业务主管部门(包括学术机构)商定;三是由档案部门提出意见,报同级党委、政府审定。著名人物主要包括:1、先进人物。荣获全国和省(部)级表彰奖励的各种先进和模范人物。如劳动模范、全国五一劳动奖章获得者、全国三八红旗手、全国先进个体劳动者;2、革命烈士和健在的地下党员;3、在本地区的现实生活中涌现出来的党、政、军和工商、文化、艺术、教育、科技、医疗、卫生、体育、传统特色技艺等各界的知名人士;4、在本地区历史上有重要影响的正、反两方面的典型人物以及著名的家族;5、具有高级及其以上专业技术职务,且在理论研究和指导实践中取得显著成就的专家学者;6、洋县籍在本县或外地任正县级以上,外县籍在本县任正县级职务的领导人等。确定了建立名人档案的入围名单,做好此项工作就有了明确目标。

名人档案的内容一般包括:1、记载本人生平、事迹、工作成果的文字材料:如履历表、日记、传记、手稿、著作、论文、书信、活动记录、他人撰写的回忆文章及宣传报道材料等;2、反映本人工作与社会活动情况的声像材料:如照片、唱片、录音带、录像带、影片、光碟等;3、证明本人身份、荣誉的实物材料:如证书、证件、奖状、奖章、锦旗、字画等。上述所指的都是原始材料。在原始材料不足或有缺陷的时候,可以采用第二手资料,如复印件、影印件等,但第二手资料不应采用过多,否则将会影响名人档案的可靠程度。

三、建立名人档案的方法和要求

1、广泛宣传,提高认识。洋县建立名人档案工作从2006年开始,当时大多数人认为这是党和政府对著名人物的关怀,搞好这项工作功在当代,利在千秋;也有人认为是给这些人树碑立传;还有人认为名人档案一时半会产生不了经济利益,建与不建无所谓;有的当事人觉得用自己生命或一生心血换来的家珍拿出来怕丢失或者泄密……。针对这些情况,档案局一是采取多种形式,广泛宣传建立名人档案的重要性和必要性,统一大家的思想认识;二是以县委、县政府名义制发了《关于建立名人档案的通知》,强调开展此项工作的目的意义,明确名人入选标准,界定名人档案的内容。三是在调查摸底的基础上,制订了《名人档案管理办法》。四是对入围人选采取邮寄信函、登门走访等形式深入宣传。从而转变了观念,统一了认识,消除了疑虑,为建立名人档案工作扫除了障碍。

2、领导重视,部门配合。争取领导重视,优化外部环境是建立名人档案的力量源泉和组织保证。几年来,我们主动向县委、县政府领导汇报工作,及时提供档案信息,羸得了重视和支持。县上成立了由副书记任组长,常务副县长、组织部长任副组长、18个工作部门的一把手为成员的洋县建立名人档案工作领导小组。2006127市政府咨询员李文正在县委书记党振清、县长胡瑞安的陪同下,到洋县档案局调研时,深入档案库房检查了解名人档案的建立和管理情况,现场拍板解决经费和装具等问题。八里关乡党委确定专人收集整理了全国优秀党务工作者、全国劳动模范彭建文的档案材料,主动送交县档案馆。随后在相继建立一系列名人档案工作中,相关部门紧密配合,落实专人,及时搜集、报送相关档案材料。

3、注重收集,力求齐全。扎实的收集工作,是保证档案内容完整的重要环节。首先,理清档案材料来源,与形成名人档案材料的有关单位及著名人物(或亲属好友)建立密切联系。收集工作一般有如下渠道:①通过各级组织、人劳部门收集履历、职务任免、职称评聘、自传、考核等档案材料;②通过纪检、司法部门收集有关落实政策、遵纪守法、反腐倡廉等方面的档案材料;③通过基层党组织和群团部门收集入党入团、各种代表登记表、先进模范事迹等档案材料;④通过科技、业务部门收集考绩、技术方面的贡献、论文著作等档案材料;⑤通过人大常委会收集人民代表登记表、行政职务任免等档案材料;⑥通过政协、统战部门收集民主人士的材料;⑦通过学校和教育、培训部门收集学历学籍、成绩册、毕业分配等档案材料。⑧通过宣传、广电、外事等部门收集新闻报道(照片、录像、光碟、录音等)、外事活动等档案材料;⑨通过名人原工作单位、名人本人(或亲属好友)收集所保存的档案材料。

其次,掌握档案材料形成的规律。①时间规律。名人档案材料也是按照时间顺序形成和产生的,一定时期形成一定的材料,反映了那个时代、那个环境的特征。比如:每年“三八”节,妇联会表彰一批“三八红旗手”和妇女模范,必然形成一批妇女模范事迹材料;每年“七一”,各级党组织要评选和表彰一批“优秀党员”,就必然要形成一批党员先进事迹材料。②信息规律。当捕捉到一个与入选名人有关的信息时,及时作出判断,顺藤摸瓜,找到有关部门、单位,就会搜集到有价值的档案材料。

再次,因人而易,突出重点。根据不同著名人物的特点,确定不同的收集内容。对于健在的著名人物收集档案资料可采取突击性和补充性相结合的方法,对已故的著名人物,则可采取一次性的收集方法;对于那些特殊的著名人物,收集内容宜宽不宜严;对先进人物,侧重于收集先进事迹及高等级的荣誉材料;对科技界人物,侧重于收集其反映科研成果的材料。

3、规范整理,保证质量。所谓规范化整理,就是将已收集的文件材料进行鉴定筛选。对该归档的文件材料,通过整理编目,组成若干个保管单位,并编制检索工具。名人档案分类:一般采取人名——类名——问题分类法。每位名人全宗内的一级类目设置有:证件表格类、文字材料类、声像实物类、书刊作品(成果)类。也可根据各人形成的档案内容及数量设置档案类别。排列:对文字材料类的应以形成时间的先后顺序或重要程度排列,对成套性的文件材料进行组合装订时要求齐全完整,对破损文件材料,要进行裱糊修整,褪变材料要复制。对证件表格类、声像实物类可按先重点,后一般,先史后今,先多后少的排列方法。照片档案还应标明时间、地点、人物、内容等。编号:包括编件号和页号。对每个全宗内的文件材料、应按类排列顺序,从001开始逐件编号;页号是指凡载有文字、图像的页面,每面编写一个页号。编目:就是编制名人档案目录,其项目有序号、档案材料题名、数量、原件或复制件字样、交接双方(签章)、接收机关、交接时间。目录一式四份,交接双方各一份,档案馆备用一份,本人档案内一份。管理:①以每个人为单位设立全宗,一人一个全宗号,从“1开始顺序编。也可根据不同的名人类型分别编号保存;②专人负责,专柜存放;③加强检查,落实防火、防尘,防虫、防盗、防磁等安全措施。

4、开发利用,服务社会。对已经建立的名人档案采取边建立边开发的方法,充分发挥名人档案的作用。在服务方式上:一是对已经建立的名人档案,借人们查阅利用档案或咨询业务之机组织参观;二是定期举行展览;三是复制供应;四是对非涉密的档案材料可以发布在互联网上作为资源共享;五是汇编著名人物资料,介绍名人辉煌业绩。

提供利用名人档案要注意如下问题:①凡是相关部门因工作需要了解著名人物的经历、社会实践、主要业绩等情况时,可提供档案或其中的相关部分。②凡是著名人物档案中涉及个人隐私或不宜向社会开放的部分,本人提出限制利用意见的,管理人员应尊重当事人要求,信守诺言,保守秘密。必须爱护名人档案,不准损毁、涂改、伪造或擅自复制、出卖名人档案。

 

 

 

 

                (作者单位:洋县档案局)


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